Личные дела – это важная часть работы кадрового отдела в любой организации. В них хранится большое количество информации, касающейся каждого сотрудника. От академических достижений до информации о прошлом трудоустройстве, каждая деталь может иметь значение для будущих решений, связанных с карьерным ростом или возможными операциями внутри организации.
Наиболее распространенным правилом является хранение личных дел сотрудников в течение 50 лет после увольнения. Этот срок установлен в соответствии с требованиями закона и обеспечивает сохранность документов, связанных с прошлыми рабочими местами, для установления связи и проверки фактов в случае необходимости.
Но стоит отметить, что некоторые организации могут устанавливать свои собственные правила и сроки хранения личных дел персонала. Это может быть связано с собственными требованиями к безопасности, необходимостью учета и контроля или законодательством страны. Важно помнить, что несоблюдение правил хранения личных дел может повлечь за собой серьезные последствия.
Как правило, доступ к личным делам сотрудников имеют только уполномоченные лица, обладающие соответствующими полномочиями. Благодаря этому, сотрудники могут быть уверены в безопасности своих личных данных и информации, хранящейся в их личных делах.
Сколько держатся документы персонала в компании
Срок хранения документов персонала в компании зависит от типа документа и законодательства страны. Обычно личные дела сотрудников хранятся в компании на протяжении определенного времени, чтобы соответствовать требованиям конфиденциальности и соблюдать законодательство.
Некоторые документы, такие как трудовые договоры, приказы о приеме на работу и увольнении, хранятся даже после увольнения сотрудника. В таком случае, срок хранения может быть от нескольких лет до нескольких десятилетий, чтобы иметь возможность предъявить доказательства в случае возникновения споров или юридических претензий.
Другие документы, такие как копии паспорта, страховые свидетельства, документы об образовании и сертификаты, могут храниться в течение определенного срока после увольнения сотрудника, как правило, не более пяти лет.
Основная цель хранения документов персонала заключается в том, чтобы иметь доступ к необходимой информации при необходимости, а также для обеспечения безопасности и защиты интересов компании и сотрудников.
Примечание: Сроки хранения документов персонала могут различаться в зависимости от законодательства страны и политики компании. Перед тем, как принимать решения о хранении документов, следует обратиться к местным законам и регуляторам, а также проконсультироваться с юристом или специалистом по управлению персоналом.
Время хранения документов
Время хранения личных дел сотрудников в организации определяется законодательством и правилами компании.
Обычно личные дела сотрудников хранятся в организации в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника. Это время может быть разным в зависимости от типа документов и требований компании.
Например, трудовые договоры и приказы о приеме на работу могут храниться в организации в течение 75 лет. Это связано с необходимостью сохранения данных о трудовой деятельности сотрудника для истории компании и возможных проверок со стороны государственных органов.
Другие документы, такие как справки о заработной плате, заявления на отпуск и другие, могут храниться в организации в течение нескольких лет или до конца календарного года, в котором были сделаны.
По истечении установленного времени хранения документов, они должны быть уничтожены с соблюдением правил и требований по обработке персональных данных и сохранности деловой информации.
Важно отметить, что каждая организация может иметь свои правила и требования по хранению личных дел сотрудников, поэтому рекомендуется ознакомиться с положениями и инструкциями внутри компании для получения точной информации.
Проблемы хранения дел сотрудников
- Ограниченное пространство хранения. Каждое дело занимает определенное место, и со временем накапливаются большие объемы документов. Это может вызывать проблемы с хранением и организацией физических файлов.
- Утеря или повреждение документов. Ручное хранение дел может приводить к их потере или повреждению. Например, документ может быть случайно выброшен или уничтожен.
- Неправильная организация. В больших организациях может быть сложно найти нужное дело сотрудника из-за неправильной системы архивации или отсутствия четкой структуры хранения.
- Ограниченный доступ. Если дела хранятся в бумажной форме, доступ к ним могут иметь только определенные сотрудники, что затрудняет обмен информацией и сотрудничество внутри организации.
- Безопасность данных. Бумажные дела могут быть украдены или доступ к ним может быть получен несанкционированным лицам, что представляет угрозу конфиденциальности и безопасности информации.
- Ограниченный доступ извне организации. Если дела сотрудников хранятся только в офисе, то удаленным сотрудникам может быть затруднен доступ к своей информации или обмен файлами.