Отчетность в кадровом учете является неотъемлемой частью работы сотрудников отдела кадров. Кадровикам необходимо вести учет и подготавливать отчеты о составе персонала, его движении, заработной плате и других аспектах работы с персоналом. Сдаваемые отчеты направляются в различные организации, которые контролируют выполнение нормативов и правил в сфере трудовых отношений. Отсутствие своевременной и достоверной отчетности может повлечь за собой не только денежные санкции, но и потерю репутации.
Основными требованиями к отчетности в кадровом учете являются точность, полнота и своевременность предоставляемых данных. Отчеты должны быть подготовлены в соответствии с действующим законодательством и приказами министерств и ведомств. Сдаваемые документы должны включать информацию о всех сотрудниках организации, включая сведения о пенсионном страховании, охране труда, социальном страховании и других аспектах трудовой деятельности. Кроме того, отчеты должны быть составлены в удобочитаемой форме и содержать все необходимые подтверждающие документы, такие как приказы о приеме на работу, трудовые договоры, приказы об увольнении и пр.
Список отчетов, которые сдает кадровик, включает в себя следующие документы: отчет о приеме на работу и увольнении сотрудников, отчет о движении персонала, табель учета рабочего времени, сведения о заработной плате, отчет о выплате отпускных, отчет о составе персонала и другие. Каждый отчет имеет свои особенности оформления и представления, поэтому кадровик должен быть внимателен и профессионален при их подготовке и сдаче.
Отчеты, сдаваемые кадровиком:
- Отчет о движении персонала. В этом отчете указываются изменения в количестве сотрудников компании за определенный период, а также причины приема и увольнения персонала;
- Отчет о кадровом резерве. В этом отчете отражается информация о сотрудниках, которые могут быть перспективными для занятия высших должностей. Он включает данные о квалификации и достижениях этих сотрудников;
- Отчет о работающем персонале. В данном отчете представляется информация о сотрудниках, работающих на данный момент в организации. В отчете указываются ФИО, должность, дата приема на работу и другие данные;
- Отчет о заработной плате. В этом отчете содержится информация о заработной плате каждого сотрудника, включая основную заработную плату, дополнительные выплаты, удержания и премии;
- Отчет о подготовке и переподготовке персонала. В данном отчете представляется информация о проведенных тренингах, курсах, семинарах и других мероприятиях, направленных на развитие сотрудников;
- Отчет о трудовых спорах. В этом отчете отражаются все случаи трудовых споров, причины их возникновения и результаты разрешения;
- Отчет о социальной защите персонала. В данном отчете представлена информация о предоставлении социальных льгот и компенсаций сотрудникам;
- Отчет о выплатах в Фонд социального страхования. В этом отчете указывается сумма, уплаченная в Фонд социального страхования, а также детальная информация о каждом сотруднике;
Отчеты, сдаваемые кадровиком, являются важным инструментом контроля за работой персонала и обеспечивают эффективное управление ресурсом компании.
Список необходимых отчетов
1. Отчет о приеме на работу и увольнении сотрудников. Данный отчет содержит информацию о всех работниках предприятия, которые были приняты на работу или уволены за определенный период. В нем указывается дата приема на работу или увольнения, должность, ФИО сотрудника, а также причина увольнения.
2. Отчет о трудовых книжках. Данный отчет предоставляет информацию о состоянии трудовых книжек работников предприятия. Он содержит данные о дате выдачи и сдачи трудовой книжки, а также об изменениях в трудовой деятельности.
3. Отчет об отпусках. В этом отчете кадровик отражает информацию о всех отпусках работников за определенный период. В нем указываются даты начала и окончания отпуска, тип отпуска (основной, дополнительный, без сохранения заработной платы), а также причины, которые могут повлиять на выплату отпускных.
4. Отчет о начислениях и удержаниях. Этот отчет содержит информацию о начисленной заработной плате и произведенных удержаниях для каждого работника предприятия. В нем указывается размер оклада, премии, вычеты и другие начисления.
5. Отчет о среднесписочной численности. В этом отчете отображается информация о среднем количестве работников на предприятии в определенный период. Он включает данные о приеме на работу, увольнении и количестве сотрудников, находящихся в отпуске или в отгуле.
6. Отчет о средней заработной плате. Данный отчет предоставляет информацию о средней заработной плате работников предприятия. В нем указывается общая сумма начисленной заработной платы и количество сотрудников, на которое была произведена эта выплата.
Это лишь некоторые из отчетов, которые должен подготовить кадровик. В зависимости от требований компании и государственных органов могут быть другие отчеты и формы документов. Важно своевременно и качественно сдавать отчетность, чтобы быть в соответствии с требованиями закона и экономической деятельностью предприятия.
Основные требования к отчетам
Вот основные требования, которые рекомендуется учитывать при подготовке отчетов:
1. Полнота информации.
Отчеты должны содержать всю необходимую информацию о кадровом составе организации, включая данные о персонале, его квалификации, должностных обязанностях, изменениях в штатной численности и других существенных аспектах. Отчеты должны быть максимально подробными и основываться на достоверных данных.
2. Точность и актуальность информации.
Отчеты должны быть основаны на актуальных данных и отображать реальную кадровую ситуацию на момент составления. Вся представленная информация должна быть проверена на достоверность и иметь подтверждающие документы. Отчеты должны быть своевременно обновляться при возникновении изменений в кадровом составе организации.
3. Структурированность.
Отчеты должны иметь четкую структуру и логическую последовательность изложения информации. Они должны состоять из определенных разделов, содержащих информацию об определенных аспектах кадровой работы. Структурированные отчеты облегчают понимание и анализ представленной информации.
4. Понятность для аудитории.
Отчеты должны быть написаны простым и понятным языком, чтобы их можно было прочитать и понять без особых сложностей. Все термины и определения должны быть пояснены, и формат отчетов должен быть удобочитаемым.
5. Правильный юридический статус.
Отчеты должны соответствовать требованиям законодательства и нормативных актов, регулирующих кадровую деятельность. Они должны содержать всю необходимую информацию, предусмотренную законом, и быть подписаны указанными в законодательстве лицами.
Соблюдение указанных требований позволит создать информативные и правильные
отчеты, которые будут полезными для принятия управленческих решений и
анализа кадровой ситуации. Кроме того, это поможет избежать возможных
проблем и ошибок в работе с кадровыми ресурсами.