Увольнение сотрудника — это сложный и ответственный процесс, требующий внимания к деталям. Одним из этапов этого процесса является сдача определенных материалов и имущества, которые были в пользовании увольняющегося сотрудника. В данной статье мы расскажем о том, что и куда нужно сдавать при увольнении сотрудника.
Первым шагом при увольнении сотрудника является сбор всех документов, относящихся к его работе. В список таких документов могут входить: трудовой договор, приказ о назначении на должность, приказ о приеме на работу, приказ о переводе на другую должность, приказ о присвоении категории и другие документы, подтверждающие право сотрудника на работу в компании. Важно сохранять копии этих документов, для того чтобы иметь возможность подтвердить факт трудоустройства в случае необходимости.
Вторым шагом при увольнении сотрудника является сдача служебного имущества. К такому имуществу могут относиться: рабочее место, компьютер, телефон, ключи от помещений, служебный автомобиль и другие предметы, используемые в работе. При сдаче служебного имущества необходимо проверить его сохранность и работоспособность. В случае обнаружения повреждений или недостачи, необходимо составить акт и обсудить данный вопрос с руководителем компании.
Третьим шагом при увольнении сотрудника является сдача информационных и конфиденциальных материалов. К таким материалам могут относиться: базы данных клиентов, договоры с партнерами, коммерческие предложения, разработки и патенты. Перед сдачей данного вида материалов необходимо убедиться в их полном удалении с личного компьютера и всех других устройств, а также в обязательном удалении копий.
Что сдавать при увольнении: полный список и подробности
При увольнении сотрудника ему необходимо передать ряд документов и имущества, связанных с работой. Вот полный список того, что сотрудник должен сдать при увольнении:
1. Условия труда и документация
Сотрудник должен передать все материалы и документы, связанные с его условиями труда. Это могут быть инструкции по технике безопасности, правила внутреннего трудового распорядка, положения о командировках и другие документы, которые ему были выданы при приеме на работу.
2. Трудовую книжку
Сотрудник обязан сдать трудовую книжку работодателю. В ней должны быть записаны все данные о периоде работы сотрудника, его должностях и выплаченных заработных платах. Работодатель обязан сделать соответствующие записи о причине увольнения и дате его осуществления.
3. Рабочую одежду и инвентарь
Если сотруднику была выдана рабочая одежда или специальный инвентарь, он должен вернуть их после увольнения. Работодатель может потребовать предоставления документа о возврате выданного имущества.
4. Ключи и пропуски
Сотрудник должен сдать все ключи и пропуски своего рабочего помещения или объекта. Если он имел доступ к конфиденциальной информации или был зарегистрирован в системе безопасности, необходимо забрать электронные ключи или удалить его учетную запись.
5. Электронные данные и документы
В случае использования персонального компьютера или другой электронной техники, сотрудник должен сдать все созданные им файлы и документы. Если работник использовал корпоративную электронную почту или хранилища данных, необходимо убедиться, что все необходимые файлы были перенесены или удалены.
Соблюдение всех требований по сдаче документов и имущества при увольнении является важным аспектом процесса завершения трудовых отношений сотрудника и работодателя. Это позволяет упорядоченно оформить увольнение и избежать возможных претензий или конфликтов.
Документы, необходимые к сдаче
При увольнении сотрудника необходимо собрать и передать ему следующие документы:
- Трудовую книжку с записями о работе
- Копию документа, подтверждающего личность работника (паспорт или иной удостоверяющий документ)
- Копию справки о заработной плате
- Копию приказа о присвоении идентификационного номера работодателя (ИНН)
- Копию трудового договора, коллективного договора, локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения
- Копию разрешительных документов на осуществление деятельности, если таковые есть, и копию лицензий на деятельность, если они были выданы
- Копию строгой отчетности (книги учета передачи ценностей, журналы перемещения товарно-материальных ценностей, описи передачи материалов на подразделения и другие, если предусмотрены правилами внутреннего трудового распорядка)
- Копию приказа о создании комиссии по проведению инвентаризации имущества работодателя в период увольнения
- Копию приказа о прекращении трудового договора по инициативе работодателя
- Копию приказа о выплате работнику денежных средств при его увольнении
- Копию актов проверки и предоставления квартир, жилых помещений или общежитий для работников (если они существуют)
- Копию приказа о передаче рабочих постов и должностей, если такая передача осуществляется
Передачу указанных документов рекомендуется производить под расписку работника или наследников, а также оформлять акт учета передачи документов и имущества работнику.
Трудовая книжка и записи в ней
В трудовой книжке должны быть указаны следующие основные данные:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Пол;
- Семейное положение;
- Гражданство;
- Образование;
- Профессия;
- Стаж работы;
- Место жительства и регистрации.
Важно отметить, что записи в трудовой книжке должны быть произведены незамедлительно после того, как сотрудники покинет организацию по любой причине. В случае, когда работодатель не произвел записи в трудовой книжке, сотрудник вправе предъявить требование оформить соответствующие записи.
Записи в трудовой книжке должны содержать следующую информацию:
- Дата увольнения;
- Причина увольнения;
- Должность сотрудника;
- Характер работы;
- Сведения о выплаченных компенсациях;
- Подпись работника и руководителя.
При получении новой работы, работник обязан предоставить свою трудовую книжку новому работодателю для произведения записей о предыдущем месте работы. Также сотрудник может запросить у работодателя официальное заключение о работе и месте работы.
Ключи и пропуски от помещений
Перед увольнением сотрудника необходимо попросить его сдать все ключи и пропуски, а также убедиться в их полноте. Для этого можно составить список всех выданных ранее ключей и пропусков и проверить его сотрудником. Если какие-то ключи или пропуски отсутствуют, их необходимо запросить у сотрудника и дополнить список.
Важно помнить, что утратившие актуальность ключи и пропуски также являются собственностью компании и должны быть сданы. Это могут быть ключи от помещений, которые сотрудник временно использовал, например, на время командировки или ремонта. Все ключи и пропуски должны быть сданы непосредственно в администрацию компании.
После получения всех ключей и пропусков и убедившись в их полноте, они должны быть проверены на работоспособность и в случае необходимости заменены. Затем все ключи и пропуски должны быть внесены в специальный учетный журнал, где будут указаны данные о каждом ключе или пропуске, включая его номер, назначение и ответственного сотрудника.
Хранение ключей и пропусков должно быть организовано в специально выделенном хранилище, где они будут находиться под контролем и доступны только ответственным сотрудникам. При необходимости использования ключей или пропусков, их можно выдать на временное пользование, но после использования они должны быть обязательно возвращены в хранилище и зафиксированы в учетном журнале.
Необходимо также учесть, что при увольнении сотрудника ему должны быть отключены все доступы к системам безопасности, таким как электронные пропуски, кодовые замки и прочее. Это необходимо для предотвращения возможности несанкционированного доступа к информации и ресурсам компании. Отключение доступов должно быть выполнено непосредственно администрацией компании или IT-отделом.
Техника, оборудование и инвентарь
При увольнении сотрудника необходимо учесть также вопросы, связанные с техникой, оборудованием и инвентарем, которые были предоставлены работником в рамках трудового договора или служебных инструкций.
Перед выходом из компании, сотрудник обязан вернуть все технические средства, которые были ему выданы. Обычно это включает в себя компьютер, ноутбук, смартфон, планшет, принтер, копировальную технику и другое электронное оборудование.
Кроме того, необходимо проверить наличие других материальных ресурсов, которые могли быть выданы сотруднику. Это могут быть ключи от помещений или автомобиля, бейджи, специальная одежда, инструменты и прочее.
Перед сдачей техники и оборудования необходимо проверить их работоспособность и сохранность. Если обнаружены повреждения, то они должны быть зафиксированы в специальном акте-приёме передачи.
В случае, если сотрудник не вернул технику, оборудование или инвентарь, работодатель имеет право учесть стоимость утраченных или поврежденных предметов в размере задолженности по окончании трудового договора.
Информационные материалы и доступы
При увольнении сотрудника необходимо учесть наличие информационных материалов, которые были предоставлены сотруднику в рамках его работы. Перед увольнением необходимо:
- Проверить наличие все необходимых документов и информационных материалов, выданных сотруднику в рамках его работы.
- Собрать и вернуть все предоставленные сотруднику документы и материалы, включая рабочую литературу, инструкции, справочные материалы.
- Отозвать все доступы к информационным системам и программам, к которым сотрудник имел доступ в рамках своей работы.
- Забрать выданный сотруднику инвентарь и рабочие инструменты.
Для упорядочивания процесса можно составить список информационных материалов и доступов с указанием даты выдачи и даты возврата. Это поможет предотвратить утерю или неправильное использование информации, а также сохранить порядок и сохранность рабочих ресурсов.
Брендированная одежда и атрибутика
При увольнении сотрудника нередко возникает вопрос о том, что делать с брендированной одеждой и атрибутикой, которую ему была выдана компанией. Как правило, компания имеет интерес, чтобы такая одежда и предметы были возвращены для последующего использования или утилизации.
Перед тем, как сдавать брендированную одежду и атрибутику, необходимо внимательно ознакомиться с правилами и процедурами, установленными компанией. В подавляющем большинстве случаев сотруднику выдаются инструкции о том, как правильно вернуть все брендированные предметы.
Обычно компания предоставляет сотруднику специальные сумки или контейнеры для того, чтобы собрать все брендированные вещи в одном месте. Это позволяет облегчить процесс сдачи и избежать утери предметов.
Важно помнить:
- Следует сдавать весь комплект брендированной одежды, включая футболку, куртку, рубашку, брюки, шапку и другие элементы, которые были выданы сотруднику.
- Необходимо возвращать предметы в чистом и приличном состоянии. Если одежда была испачкана или повреждена во время использования, необходимо предупредить об этом компанию и проявить инициативу по ремонту или замене порченых предметов.
- Следует удостовериться, что все аксессуары и атрибутика, такие как бейджи, значки или сувениры с логотипом компании, также возвращены. В некоторых случаях компания может потребовать возврата и других предметов, таких как ключи от доступа или устройства для работы.
Следование правилам компании и внимательное выполнение процедур по сдаче брендированной одежды и атрибутики поможет избежать неприятных ситуаций и сохранить свою репутацию добросовестного сотрудника.